Renseignements personnels

De manière générale, l’expression « renseignements personnels » désigne tout renseignement qui permet d’identifier, directement ou indirectement, une personne. Il pourrait donc s’agir d’un nom, d’une adresse courriel et/ou postale, d’une date de naissance, d’un numéro de téléphone, des renseignements relatifs à la facturation, comme une adresse de facturation ou des informations bancaires.

Les renseignements qui concernent une personne physique et permettent, directement ou indirectement, de l’identifier sont des renseignements personnels (art. 54 de la Loi sur l’accès).

Le nom d’une personne physique n’est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement ou lorsque sa seule mention révèle un renseignement personnel concernant cette personne (art. 56 de la Loi sur l’accès).

Renseignements personnels

FREQUENCE collecte uniquement des données personnelles nécessaires à l’exercice de ses attributions (organisation et gestion du Happening FREQUENCE et remise et gestion des prix attribués aux lauréats) ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion, sous réserve des exceptions prévues par la Loi.Cela peut inclure : 
- le nom
- la date de naissance
- les coordonnées postales et numériques des lauréats et de leurs parents ou tuteurs
- les coordonnées postales ou numériques des mentors
- et d'autres informations pertinentes telles que l’établissement où le lauréat est scolarisé, son parcours ou son équipe sportive, les prix ou bourses qu’il ou elle aurait obtenues, etc.

Ces informations sont recueillies auprès de :
- nos bénévoles
- nos employé.e.s
- nos administrateurs
- nos stagiaires
- nos membres

FREQUENCE collecte uniquement des données personnelles nécessaires à l’exercice de ses attributions (organisation et gestion du Happening FREQUENCE et remise et gestion des prix attribués aux lauréats) ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion, sous réserve des exceptions prévues par la Loi.Cela peut inclure : 
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- le nom
- la date de naissance
- les coordonnées postales et numériques des lauréats et de leurs parents ou tuteurs
- les coordonnées postales ou numériques des mentors
- et d'autres informations pertinentes telles que l’établissement où le lauréat est scolarisé, son parcours ou son équipe sportive, les prix ou bourses qu’il ou elle aurait obtenues, etc.

Ces informations sont recueillies auprès de :
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- nos bénévoles
- nos employé.e.s
- nos administrateurs
- nos stagiaires
- nos membres

Renseignements personnels

Dans la mesure du possible, vos renseignements personnels sont obtenus par votre intermédiaire et avec votre consentement, lorsque vous interagissez avec FREQUENCE notamment, en remplissant un formulaire de candidature ou d’adhésion sur son site Web. Il est toutefois possible que FREQUENCE recueille vos renseignements personnels auprès de parties tierces lorsque vous y consentez et dans le cadre de la Loi.FREQUENCE s’engage à obtenir le consentement parental pour collecter des données sur les mineurs.

En communiquant avec FREQUENCE, en fournissant volontairement vos renseignements personnels ou en consultant leur site Web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à la Politique. Un ensemble de mesures est appliqué pour assurer leur sécurité (cf Sécurité des données).

Si vous fournissez les renseignements personnels d’une personne tierce, vous déclarez avoir obtenu son consentement ou détenir les autorisations nécessaires pour permettre à FREQUENCE de recueillir, d’utiliser et de communiquer les renseignements obtenus conformément à la Politique.

Lorsque vous visitez le site Web de FREQUENCE, l’organisme recueille certains renseignements par l’entremise de fichiers témoins et d’autres technologies de suivi. Certains témoins sont requis pour le bon fonctionnement du site Web. D’autres sont optionnels et permettent d’en améliorer la convivialité, d’analyser sa fréquentation et de contribuer aux efforts promotionnels visant à optimiser votre expérience. Il est possible d’accepter, de refuser ou de personnaliser vos choix à tout moment en cliquant sur l’icône en bas à droite de l’écran, qui mène au gestionnaire de consentement.

Dans tous les cas, FREQUENCE s’efforce de limiter la quantité de renseignements personnels recueillis à ce qui est strictement nécessaire aux fins décrites dans la section « Utilisation des données ».

FREQUENCE privilégie l’utilisation de renseignements personnels dépersonnalisés lorsque possible.

FREQUENCE privilégie l’utilisation de renseignements personnels dépersonnalisés lorsque possible.

Utilisation des données et des renseignements personnels

Les données collectées sont utilisées exclusivement pour l'organisation et la gestion du happening et du programme FREQUENCE, la prestation de services y compris la remise des prix (versement des bourses, jumelage et organisation des sessions de mentorat, mise en contact avec des partenaires dans le cadre de programmes ou parcours de développement, etc.), la création, le maintien et l’amélioration des relations d’affaires (incluant des sondages de satisfaction);

À cet effet, vos renseignements personnels sont collectés pour :
‍
- vous identifier
- communiquer avec vous
- remplir certaines procédures administratives
- mettre à jour vos renseignements
- évaluer votre admissibilité à nos services
- sous offrir des services qui répondent à vos attentes.
‍
FREQUENCE collecte également des données à des fins de recrutement de personnel, de respect des obligations juridiques et réglementaires, de préservation de la bonne conduite des affaires, y compris la facturation et la gestion de dossiers, ainsi que de toute autre raison autorisée par la loi ou à laquelle vous consentez.Aucune information personnelle ne sera partagée avec des tiers sans consentement préalable. La loi autorise toutefois la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels obtenus sans consentement.Quand des renseignements personnels sont communiqués à des fournisseurs de services pour qu’ils puissent rendre les services prévus, FREQUENCE s’assure notamment que les ententes stipulent clairement les exigences relatives aux mesures qui doivent être prises pour protéger les renseignements communiqués. FREQUENCE veille, entre autres, à ce que ses fournisseurs utilisent les renseignements personnels uniquement pour fournir les services retenus et qu’un engagement de confidentialité soit rempli, le cas échéant.

Sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec FREQUENCE selon les modalités énoncées à la section « Droit d'accès et de rectification ».

Utilisation des données et des renseignements personnels

Lorsqu’il collecte des renseignements personnels, FREQUENCE s’assure d’obtenir un consentement de la personne concernée qui respecte les critères prévus par l’article 53.1 de la Loi sur l’accès. Ce consentement doit être :
‍
- Manifeste : il doit être évident, certain, indiscutable et ne laisser aucun doute sur la volonté exprimée par la personne concernée.
- Libre : le consentement est donné sans contrainte.
- Éclairé : le libellé doit être précis et rigoureux permettant à la personne concernée de consentir en toute connaissance de cause.
- Donné à des fins spécifiques : le consentement doit être demandé pour chacune de ses fins et ne peut être général ni englober plusieurs fins. La personne concernée doit pouvoir comprendre et choisir pour quelles fins elle désire consentir.
- D’une durée déterminée : le consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles la personne concernée a consenti.

FREQUENCE vous indique lors de la collecte et par la suite sur demande, les informations suivantes :
‍
- que la collecte est effectuée par FREQUENCE
- les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis
- les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis
- le caractère obligatoire ou facultatif de la demande
- les conséquences pour la personne concernée d’un refus de répondre à la demande de renseignements
-le droit d’accès et de rectification de la personne concernée prévu par la Loi

FREQUENCE s’assure que votre consentement est manifesté de façon expresse dès que le renseignement personnel concerné est sensible, c’est-à-dire lorsque, de par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

FREQUENCE demande le consentement parental avant de collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels concernant des mineurs. Les parents auront la possibilité d’accéder,  réviser ou de supprimer les informations concernant leurs enfants mineurs. 

Sécurité des données

FREQUENCE met en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, divulgation ou altération. Les renseignements personnels sont uniquement accessibles au personnel de FREQUENCE ainsi qu’à ses mandataires dont les fonctions en requièrent l’accès.

Les données recueillies sont conservées de manière confidentielle conformément à la législation applicable.

Les renseignements personnels peuvent également être communiqués avec des parties tierces lorsque la loi l’exige ou encore, avec des prestataires de services (par exemple, des services d’hébergement infonuagique). 

Les renseignements personnels sont seulement conservés pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la Politique et pour respecter les obligations juridiques, déontologiques et réglementaires applicables. Après ce délai, les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire, ou anonymisés.FREQUENCE prend également les mesures administratives, techniques et physiques raisonnables nécessaires pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès ou l’utilisation non autorisés.

Accès et partage de vos renseignements personnels

L’accès à vos renseignements personnels ainsi que leur partage sont strictement limitésaux personnes qui, dans l’exercice de leurs fonctions, doivent consulter lesrenseignements collectés. Il s’agit notamment :
- du personnel et des administrateurs et administratrices de FREQUENCE autorisé·e·s àaccéder à ces information
- Des bénévoles et stagiaires qui, dans le cadre de leur mandat, doivent accéder àcertaines informations personnelles
- Des institutions gouvernementales si nécessaire pour la vérification desrenseignements collectés
- Des institutions financières pour le respect de nos obligations
- Des services judiciaires et de police dans le cadre d’une enquête.s

Nous assurons la sécurité de vos donnée grâce à:
- La protection par mot de passe et la restriction d’accès aux renseignements sur support électronique
- Le chiffrement des données informatiques
- L’engagement de confidentialité à signer
- Toute autre mesure de sécurité requise à la protection de vos renseignements personnels

Nous veillons, par ailleurs, à faire signer un engagement de confidentialité à toutes lespersonnes qui, dans le cadre de la mission de FREQUENCE, doivent avoiraccès aux renseignements personnels recueillis.

Durée de conservation des données

Les données personnelles seront conservées tant et aussi longtemps qu’elles sont nécessaires à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées et pour mener les activités et offrir des services aux personnes concernées, conformément à la législation en vigueur. FREQUENCE détruit de façon sécuritaire les renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies.

Droit d'accès et de rectification

Vous disposez du droit à la protection de la confidentialité de vos renseignements personnels; du droit d’accéder à vos renseignements personnels et de les faire rectifier; le cas échéant, du droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels.Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec FREQUENCE à l’adresse frequence@frequencequebec.com.

Une demande d’accès à un renseignement personnel ou une demande de rectification doit être faite par écrit et contenir :
- La description du renseignement que vous désirez obtenir ou qui doit être rectifié
- La période visée
- Un renseignement personnel qui permettra à FREQUENCE de vous identifier ou une combinaison de plusieurs informations (par exemple : votre date de naissance, votre école)
- Vos nom, prénom et coordonnées (courriel, numéro de téléphone et adresse postale) pour que FREQUENCE puisse communiquer avec vous sides précisions sont requises.

Droit d’accepter ou de refuser de fournir vos renseignements

Vos renseignements vous appartiennent. Aussi, vous avez le droit de refuser de les fournir et de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements.Pour ce faire, vous pouvez adresser votre demande à notre responsable de la protection des renseignements personnels et nous la traiterons dans les meilleurs délais.Cependant, certains renseignements sont essentiels à ce que nous puissions vous fournir certains services. Si vous refusez de les fournir ou retirez votre consentement, il peut être difficile, voire impossible de vous fournir le service sollicité ou même de répondre à nos obligations.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La responsabilité de la protection des renseignements personnels incombe à la direction générale de l’organisme. Celle-ci exerce notamment les fonctions suivantes: 
- mettre en œuvre l’application de la présente politique de respect de la vie privée et de protection des données personnelles.
- assurer la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, soit de leur collecte jusqu’à leur destruction
- assurer le traitement des demandes de communication ou de rectification relatives aux renseignements personnels
- effectuer les redditions de comptes requises en matière de protection des renseignements personnels
- assurer la tenue des registres et inventaires en matière de protection des renseignements personnels prévus par la Loi sur l’accès
- veiller à la sensibilisation et à la formation du personnel, y compris le personnel de direction ou d’encadrement, sur les obligations et les bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels

La présente politique s’applique :
- aux employé·e·s et stagiaires
- aux bénévoles
- aux administratrices et aux administrateurs
- à toute autre personne physique ou morale en relation professionnelle avec FREQUENCE
Le non-respect de cette politique entrainera des sanctions de l’autorité compétente.

FREQUENCE a également établi des procédures de détection et de gestion des incidents de sécurité qui incluent les incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels. Les membres de l’équipe de FREQUENCE sont tenus de déclarer tout incident présumé ou avéré.

Si vous souhaitez formuler une plainte à l’égard du traitement ou de la protection de vos renseignements personnels détenus par FREQUENCE déposez une plainte par écrit ou par courriel à :
La plainte doit contenir les renseignements suivants :
- nom de la plaignante ou du plaignant
- coordonnées pour joindre cette personne
-motifs de cette plainte et faits l’entourant

La personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels assure le traitement des plaintes.Un dossier est ouvert pour chaque plainte formulée. La personne responsable analyse d’abord la recevabilité de la plainte puis, si elle est recevable, elle l’examine. Une fois l’analyse de la plainte terminée, une réponse finale, écrite et motivée est transmise à la personne qui a déposé la plainte. La personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels accuse réception de la plainte dans les dix jours suivant sa réception.

Dans le cas d’une plainte recevable, l’accusé de réception contient les renseignements suivants :
- une description de la plainte reçue
- le nom et les coordonnées de la personne responsable du traitement de la plainte;

Dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle la plaignante ou le plaignant doit répondre dans un délai fixé, à défaut de quoi la plainte est réputée abandonnée; le délai dans lequel la plainte sera traitée, soit 60 jours de la réception de la plainte ou 60 jours suivant la réception du complément d’information demandé.

Dans le cas d’une plainte irrecevable, l’accusé de réception contient :
- une description de la plainte reçue
- le nom et les coordonnées de la personne responsable du traitement de la plainte
- la conclusion indiquant que la plainte est irrecevable et les motifs appuyant cette conclusion.

La personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels fait les vérifications nécessaires au traitement de la plainte, communique avec les personnes ou les unités administratives visées par la plainte, le cas échéant, tout en préservant la confidentialité de l’identité de la plaignante ou du plaignant. Elle transmet ensuite une réponse à cette personne dans les 60 jours. Lorsque requis, elle recommande les mesures et les actions nécessaires pour corriger la situation ou éviter que de telles situations se reproduisent.Lorsque les circonstances le requièrent, la personne responsable rend compte au Comité de concertation en gouvernance stratégique de l’information en lien avec le traitement d’un dossier de plainte.La présente politique est révisée à l’occasion de changements législatifs, réglementaires ou de toute autre nature qui pourraient la toucher.En participant au happening FREQUENCE, vous acceptez cette politique.  FREQUENCE se réserve le droit de mettre à jour cette politique, et toute modification sera communiquée de manière transparente.